Frais kilométriques : comment se les faire rembourser par sa société

Le principe : la société vous rembourse un coût que vous avez avancé

Lorsque vous vous déplacez pour votre entreprise avec votre propre voiture, vous supportez l’usure, le carburant, l’assurance et l’entretien. La société peut vous rembourser ce coût sous forme d’indemnités kilométriques. Pour elle, c’est une charge déductible ; pour vous, ce n’est pas un revenu imposable, à condition que le remboursement corresponde à des frais réels et justifiés.

Le montant se calcule à partir du barème kilométrique publié par l’administration fiscale. Il dépend de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus dans l’année. Le barème change régulièrement : le cabinet utilise toujours la version en vigueur.

Quels trajets sont concernés ?

Les rendez-vous clients, les visites de chantier, les achats chez les fournisseurs, les déplacements vers une banque ou un salon professionnel entrent dans le champ. Le trajet entre votre domicile et votre lieu de travail habituel suit des règles particulières : parlez-en avec votre expert avant de l’intégrer.

Les déplacements personnels, même courts, ne doivent jamais apparaître dans le relevé. En cas de contrôle, un seul trajet douteux fragilise l’ensemble.

Les justificatifs à conserver

Tenez un relevé des trajets, mois par mois : date, point de départ, destination, client ou motif, kilomètres. Joignez la copie de la carte grise, au nom du dirigeant. Un tableau simple ou une application suffit, pourvu qu’il soit tenu au fil de l’eau et non reconstitué en fin d’année.

Le remboursement se fait sur la base d’une note de frais signée, réglée par virement depuis le compte de la société. Votre Espace 101 vous permet de déposer ces notes avec les autres pièces.

Les erreurs fréquentes

Rembourser des forfaits ronds sans relevé, déclarer des kilomètres incohérents avec l’activité, cumuler indemnités et paiement du carburant par la carte de la société, ou utiliser le barème pour un véhicule qui appartient déjà à l’entreprise : ce sont les redressements les plus courants sur ce sujet.