Embaucher son premier salarié : les démarches et le vrai coût

Avant l’embauche : bien définir le poste

Une première embauche réussie commence par une fiche de poste claire : missions, horaires, lieu de travail, niveau de qualification. Ces éléments déterminent le type de contrat (CDI, CDD, apprentissage), la classification dans la convention collective et donc le salaire minimum applicable.

Identifiez dès maintenant votre convention collective : elle fixe des règles parfois plus favorables que le Code du travail (salaires minimaux, période d’essai, primes, congés). Notre outil « Trouver ma convention collective » la retrouve à partir de votre SIRET.

Les démarches obligatoires

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) doit être faite auprès de l’URSSAF avant la prise de poste. Elle permet notamment l’affiliation du salarié et la demande de visite d’information et de prévention auprès d’un service de santé au travail, auquel vous devez adhérer.

Rédigez un contrat de travail écrit, obligatoire pour un CDD et vivement conseillé pour un CDI. Tenez un registre unique du personnel. Affiliez l’entreprise aux caisses de retraite complémentaire et de prévoyance prévues par votre convention collective, et mettez en place la mutuelle d’entreprise obligatoire.

Enfin, organisez la paie : bulletin chaque mois, déclaration sociale nominative (DSN), paiement des cotisations. C’est le poste où les erreurs sont les plus fréquentes et les plus coûteuses.

Le vrai coût d’un salarié

Au salaire brut s’ajoutent les cotisations patronales, la mutuelle, la prévoyance éventuelle, la médecine du travail, et parfois des titres-restaurant ou des frais de transport. Il faut aussi compter le temps de formation, l’équipement et le coût de gestion de la paie.

Plutôt que d’appliquer un pourcentage approximatif, utilisez notre outil « Coût d’une embauche et aides » et le simulateur « Coût total employeur » : ils calculent une estimation à partir des barèmes configurés par le cabinet, mis à jour et affichés sous chaque résultat.

Les aides possibles

Selon l’âge, la situation du salarié, le type de contrat ou votre implantation, des aides peuvent réduire le coût de l’embauche : aides à l’apprentissage, dispositifs pour certains publics, réductions de cotisations sur les bas salaires. Leurs conditions évoluent régulièrement : faites-les vérifier au moment du recrutement.

Se faire accompagner

Le cabinet prend en charge la paie (formule Essentiel dès 25 € HT par salarié et par mois), la rédaction du contrat et les déclarations. Les 12 outils paie et les outils employeur du site vous permettent de préparer chaque étape gratuitement.

Le calendrier type d’une première embauche

Quelques semaines avant : définir le poste, identifier la convention collective, estimer le coût, vérifier les aides, adhérer à un service de santé au travail et mettre en place la mutuelle. Quelques jours avant : faire la DPAE, rédiger et signer le contrat, préparer le registre du personnel. Le premier jour : accueillir le salarié, lui remettre les documents utiles. À la fin du premier mois : établir le bulletin de paie et transmettre la DSN.

Notre outil « Préparer une DPAE » et le générateur de documents RH vous aident à chaque étape. Et si vous nous confiez la paie, nous prenons en charge l’ensemble de ces démarches avec vous.

Choisir le bon contrat

Le CDI est la forme normale du contrat de travail. Le CDD n’est possible que dans des cas précis prévus par la loi (remplacement, accroissement temporaire d’activité, emploi saisonnier…) et doit mentionner son motif. L’apprentissage et la professionnalisation associent travail et formation et peuvent ouvrir droit à des aides. Le temps partiel obéit à des règles spécifiques sur la durée minimale et la répartition des horaires.

Le choix du contrat a des conséquences sur la fin de la relation de travail : indemnité de fin de contrat pour un CDD, procédure de rupture pour un CDI. Nos outils « Fin de CDD » et « Indemnité de licenciement » vous aident à anticiper.

Préparer l’arrivée du salarié

Un bon accueil fait partie des obligations et de la réussite de l’embauche : présentation de l’entreprise, des règles de sécurité, du poste et des outils. Pensez à l’affichage obligatoire, au document unique d’évaluation des risques, et aux équipements de protection si l’activité le nécessite.

Notre diagnostic « Suis-je en règle ? » passe en revue en douze questions les principales obligations d’un employeur et vous signale celles à traiter en priorité.

Les erreurs de paie les plus courantes

Mauvaise classification conventionnelle, oubli d’une prime prévue par la convention, heures supplémentaires mal majorées, cotisations mal paramétrées, congés payés mal calculés : ces erreurs exposent à des rappels de salaire et à des redressements. Un bulletin de paie se contrôle. Si vous avez un doute sur un bulletin existant, notre service de vérification de bulletin est disponible dès 90 € HT.